Food for thought
Op deze pagina delen we onze kennis, reflecties en inzichten over integriteit en aanverwante onderwerpen. Hiermee willen we je inspireren na te denken over en aan de slag te gaan met integriteit.
Heb je vragen over een van de bijdragen of wil je zelf een bijdrage leveren, stuur ons dan een mail.
Wat te doen bij een signaal van een integriteitsschending?
TRIAGE
Het kan zomaar gebeuren: je krijgt een signaal van een integriteitsschending. Het bepalen van wat de passende vervolgstappen zijn is misschien wel de moeilijkste en meest risicovolle fase van afhandeling van een signaal. Of het nou om een formele melding via een klokkenluiderkanaal of een meer informeel signaal gaat, je moet er iets mee. Maar wat? Veel organisaties worstelen met die vraag. Niet reageren is geen optie, maar meteen alles uit de kast trekken, de beschuldigde aan de kant schuiven en escaleren naar het hoogste niveau in de organisatie is ook niet altijd nodig. Te heftig reageren kan net zoveel schade veroorzaken als te laks reageren.
Degene die verantwoordelijk is voor het oppakken van een signaal van een schending zal dus een initiële analyse moeten uitvoeren. Wij noemen dat ook wel ‘triage’: bepalen in welke categorie de situatie valt, hoe ernstig deze (potentieel) is. De volgende vragen kunnen je helpen om de initiële analyse uit te voeren:
- Wat wil de melder?
- Lijkt er sprake te zijn van een geïsoleerd incident of kan het gaan om een patroon?
- Wie is/zijn mogelijk slachtoffer? Gaat het om een individu of meerdere? Binnen de eigen organisatie of mogelijk ook om klanten, leveranciers, omwonenden of andere belanghebbenden?
- Is er sprake van één mogelijke dader of zijn er mogelijk meerdere personen betrokken? En komen deze van binnen de organisatie of (ook) van buiten de organisatie?
- Wanneer, hoe lang geleden en gedurende welke periode heeft de mogelijke schending zich voorgedaan?
- Hoe ‘hard’ is het normenkader waaraan de mogelijke schending getoetst zou kunnen worden? Is er bijvoorbeeld mogelijk sprake van strafrechtelijke overtredingen?
- Welke mogelijkheden zijn er voor onderzoek naar relevante feiten en omstandigheden?
Let wel: dit is nog niet de fase waarin je een gedetailleerd onderzoek gaat starten. Beschouwing van deze vragen en antwoorden zijn alleen bedoeld om te bepalen wat een passende reactie is op het signaal, en daar heb je hooguit een paar dagen de tijd voor. De antwoorden vormen een indicatie voor de onderzoekswaardigheid en onderzoekbaarheid van het signaal
De criteria voor een goede gedragscode
Een gedragscode maakt duidelijk welke normen en waarden er gelden in de organisatie en wat gewenst c.q. ongewenst gedrag is. Maar dat werkt alleen als de gedragscode aan een aantal criteria voldoet. In de evaluaties die wij uitvoeren hanteren we onder meer de volgende criteria:
- Toegankelijkheid: is de code helder en begrijpelijk voor alle medewerkers? Heeft de code een heldere structuur en goede lay out? Is de code niet te lang?
- Beschikbaarheid: is de code (pro actief) aan alle medewerkers ter beschikking gesteld? Is de code makkelijk vindbaar op het intranet?
- Organisatie specifiek: is de inhoud van de code passend gegeven de missie, visie, strategie en kernwaarden van de organisatie? Bevat de code organisatie-specifieke situaties en voorbeelden?
- Volledigheid: bevat de code alle onderwerpen die voor de organisatie en haar medewerkers relevant zijn?
- Inbedding: wordt de code ondersteund door andere uitingen, zijn definities helder en consistent en is de code in lijn met andere onderdelen van beleid, zoals de meldregeling?
Binnen deze kaders zijn nog allerlei variaties mogelijk en dat maakt dat iedere gedragscode uniek is. Wil jij weten of jouw code nog voldoet aan de verwachtingen? Neem dan gerust contact met ons op!
In het nieuws met een
integriteitsschending
Nee, dit is niet het jaarlijkse logospel in de krant. Het is ook geen overzicht van onze klanten. Wat het wel is? Dit zijn allemaal organisaties die in de media gekomen zijn vanwege betrokkenheid bij een vermeende integriteitsschending. In hun eigen organisatie, of ergens in de waardeketen. Of de vermeende schendingen nou hebben plaatsgevonden of niet, en hoe verwijtbaar het gedrag van de organisatie eventueel is geweest, eigenlijk doet dat er niet echt toe. De negatieve aandacht is er en dan heb je als organisatie iets uit te leggen. Hoe je als organisatie in de situatie terecht bent gekomen, hoe sterk je verhaal is en hoe ernstig de impact van een mogelijke integriteitsschending, het heeft allemaal te maken met het integriteitsbeleid van de organisatie. Welk beleid heeft jouw organisatie om een integriteitsschending te voorkomen? En als er toch een verwijt komt van betrokkenheid bij een integriteitsschending, weet je dan wat je moet doen? Als je moeite hebt om deze vragen te beantwoorden, dan denken we graag met je mee.
Waarom de Compliance Officer Integrity Officer zou moeten worden
De compliance functie is inmiddels niet meer weg te denken in grote en middelgrote ondernemingen. En terecht, compliance is een noodzakelijke functie om te kunnen (blijven) voldoen aan wet- en regelgeving. Maar daar wringt nou juist ook de schoen: compliance wordt veelal gezien als ‘voldoen aan wet- en regelgeving’. Compliance zorgt ervoor dat de organisatie legaal bezig is. Maar ‘legaal’ en ‘legitiem’ zijn niet hetzelfde. Legaal gaat om ‘doen wat mag’, legitiem gaat om ‘doen wat het juiste is’. Niet alles wat legaal is, is ook legitiem. Denk aan gebruik maken van agressieve belastingconstructies om belasting te ontwijken, of gebruik maken van steunmaatregelen, terwijl je die eigenlijk niet nodig hebt. Bij integer handelen gaat het er om het juiste te doen, rekening houdend met de belangen van verschillende betrokkenen. Integer handelen kan het verschil maken tussen legaal en legitiem. Daarom vinden wij dat elke zichzelf respecterende compliance officer zich integrity officer zou moeten noemen. Niet omdat we denken dat compliance officers zich nog niet bezig zouden houden met de belangen van stakeholders, want goede compliance officers doen dat al lang, maar omdat we denken dat de buitenwereld hen nog vooral ziet als de mensen die in de organisatie bepalen dat iets niet mag. En het is toch veel leuker om degene te zijn die helpt te bepalen wat het juiste is om te doen?
Wat is nou eigenlijk integriteit?
Als je zegt dat je actief bent als adviseur integriteit dan volgt daarop nogal eens de vraag wat integriteit nou eigenlijk is. Vrijwel iedereen heeft er wel een beeld bij, maar vraag om een definitie en de ogen worden glazig. Als je gaat googelen, dan zijn er tientallen definities te vinden. De een wat korter, de ander wat omslachtiger. Op basis van eigen onderzoek en ervaring hebben we de volgende definitie van integriteit geformuleerd: Integriteit is het juiste doen, op basis van passende waarden en normen, wetten en regels en rekening houdend met de gevolgen voor belanghebbenden. Hierbij is ook van belang dat je kunt uitleggen hoe je tot bepaalde keuzes ben gekomen. Voor ons zitten in deze definitie alle elementen, die we belangrijk vinden voor integer handelen:
- Het juiste doen: een intentie of mindset alleen is niet voldoende.
- Passende waarden en normen, wetten en regels: bepaal als organisatie waar je voor staat, welke waarden en normen belangrijk zijn, gegeven de missie en visie van je organisatie. Dus geen lege containerbegrippen die zo algemeen zijn dat ze eigenlijk niets zeggen. Wetten en regels staan naast waarden en normen. Uiteraard is het belangrijk je aan de wet te houden. Maar soms is er meer nodig. Legaal is niet hetzelfde als legitiem.
- Rekening houdend met gevolgen voor belanghebbenden: als organisatie ben je onderdeel van de maatschappij, je waardeketen. Je handelingen beïnvloeden daarmee vele stakeholders. Daar moet je je rekenschap van geven.
- Kunnen uitleggen hoe je tot keuzes bent gekomen: bij belangrijke strategische besluiten en in dilemma situaties volg je een zorgvuldig proces voor morele besluitvorming en leg je dat ook vast. Dat maakt dat je keuzes uitlegbaar zijn en je verantwoording kunt afleggen.
Copyright © Alle rechten voorbehouden
